Respostas

2. ORGANOGRAMAS E O MODELO DE GESTÃO
A candidata deverá anexar organograma. Se for uma unidade da organização, o organograma deverá conter os principais vínculos com as demais unidades. Deverá ser incluída, também, a porcentagem da força de trabalho em relação à organização. Conforme o modelo de gestão sugerido pelos critérios da “Gestão Estratégica da Qualidade”, que é o modelo da ISO 17025:2005, constante no manual dos critérios da “Gestão Estratégica da Qualidade”, o laboratório deve anexar este modelo adaptado para o seu laboratório, mostrando os principais processos; os principais requisitos dos clientes; as principais medições de seu desempenho.

RESPOSTAS AOS ITENS
Prêmio Banas Excelência em Metrologia 2008
Ao preparar as respostas aos Itens do Prêmio Banas Excelência em Metrologia 2008 será necessário:
- Entender as exigências específicas dos Critérios, principalmente, os requisitos dos Itens e dos tópicos e o relacionamento entre os ITENS dos Critérios e o Sistema de Pontuação. O perfil da organização, porte, ramo de atividade, deverão ser considerados ao interpretar os requisitos dos tópicos. Os recursos limitados de uma pequena empresa podem afetar, por exemplo, o provisionamento de recursos e a obtenção de alguns tipos de informações comparativas. Convém descrever sucintamente essas limitações, nas respostas aos respectivos Itens.
- Entender o significado de Indicadores de Desempenho. Os Itens de Resultados estão baseados nas informações referentes a indicadores. Os indicadores envolvem medições relacionadas ao desempenho. Alguns tipos de desempenho são medidos diretamente, como tempo de ciclo, prazo de entrega e índice de satisfação. Outros exigem a composição de várias medições, de forma mais ou menos complexa, a fim de indicar o desempenho (como, por exemplo, o indicador “sucesso em inovação”, que pode ser medido por meio de patentes requeridas, patentes concedidas, tempo de ciclo para introdução no mercado e conquista de participação no mercado pelos novos serviços). No texto dos Critérios, o termo “Indicadores”, é utilizado com ambos os significados.
- Entender a diferença entre informações e resultados. Informações são dados tratados e que podem ser representados por valores numéricos, enquanto os resultados são conseqüências da implementação de práticas de gestão. O relato dos Itens de Resultados requer apresentação de informações numéricas para demonstrar tendências e o nível de desempenho alcançado. Os Itens de Abordagem/Enfoque e Desdobramento estão mais focalizados na descrição de processos e práticas de gestão, mas pode ser conveniente incluir algumas informações numéricas para demonstrar, com mais clareza e de forma mais completa, alguns aspectos da aplicação dos enfoques.
- Selecionar as informações pertinentes e importantes. Ao preparar o relato de um Item, focalizar aquilo que responda diretamente às exigências dele e que seja coerente com o Perfil da Organização.
- Elaborar respostas concisas. A limitação do número de páginas do Relatório de Gestão não permite narrativa extensa ou inclusão de informações que não sejam respostas diretas às exigências do Item. Por esse motivo, os laboratórios devem elaborar todas as respostas baseando-se em fatos e evidências.
- Utilizar referências cruzadas, sempre que apropriado. As candidatas devem responder a cada Item de forma completa, independentemente do conteúdo dos outros. Quando as respostas a diferentes itens se reforçam mutuamente, é necessária a utilização de referências cruzadas, em vez de se repetir o texto já apresentado. (Exemplo: conforme descrito em 5.1)
- Deixar evidente a interligação dos componentes do Sistema de Gestão. Por exemplo, deve haver consistência entre a abordagem das principais necessidades das partes interessadas e os resultados relativos às partes interessadas (por exemplo: Item 4.8 e item 4.15). Do mesmo modo, os resultados dos processos relativos ao serviço (por exemplo: Item 4.15) devem estar relacionados à gestão de processos relativos ao serviço (por exemplo: Item 4.7), entre outros.
- Entender o significado da palavra “Como”: Parte integrante de todos os requisitos dos Itens de Abordagem/Enfoque e Desdobramento/ Aplicação. A palavra “Como” solicita que a organização descreva suas práticas de gestão, os respectivos padrões de trabalho dessas práticas, incluindo os responsáveis e a periodicidade de realização, além da aplicação das práticas e padrões, demonstrando a disseminação e a continuidade. Em suma, as respostas aos requisitos devem fornecer a mais completa descrição possível, para permitir que a avaliação e o respectivo relatório elaborado pelos examinadores agreguem um valor significativo para o laboratório. As respostas devem descrever os detalhes mais importantes das práticas de gestão, as ferramentas, os indicadores de desempenho, o grau de aplicação, os métodos de controle e as formas de aprendizado. As respostas que não contiverem informações suficientes para que os examinadores possam definir os pontos fortes ou as oportunidades para melhoria serão consideradas inadequadas aos requisitos do Item, isto é, sua pontuação tenderá aos limites inferiores da Tabela de Pontuação.
- Antecipar-se à avaliação. Uma resposta bem redigida é aquela que, por si só, conduz aos comentários do examinador. A citação de um mero exemplo, sem a descrição da sua prática de gestão correspondente, não deve ser feita, por não ser possível redigir um comentário de realimentação que agregue valor à Candidata. Se forem incluídos exemplos, certifique-se de que ilustram e complementam o conteúdo da resposta.
- Evidenciar a aplicação dos enfoques. A aplicação pode ser demonstrada utilizando-se tabelas que resumam o que é feito em cada uma das áreas, setores, unidades e processos da organização.
- Demonstrar foco e consistência. Há três importantes fatores a serem considerados:
a) O Perfil do Laboratório deve deixar claro o que é importante;
b) As Estratégias e os Planos de Ação devem ressaltar os principais focos e como o desdobramento é realizado;
c) A descrição da Análise crítica pela direção – Análise dos Resultados (por exemplo: Item 4.15) deve mostrar como a organização critica e processa as informações de desempenho para estabelecer prioridades.
O foco e a consistência nos Itens de Enfoque e Aplicação devem ter o apoio de informações quantitativas, que deverão ser relatadas nos Itens de Resultados.
- Demonstrar o progresso (tendências), o sucesso alcançado (níveis de desempenho) e a amplitude da aplicação, por meio de valores numéricos. A avaliação do sucesso alcançado se baseia, usualmente, em três fatores: (1) se o nível de desempenho tem sido sustentado ou se é apenas um resultado momentâneo. (2) se o nível de desempenho alcançado é oriundo das ações estratégicas definidas. (3) se o nível de desempenho pode ser comparado com o de outras organizações.
- Relatar dados de tendências para evidenciar o progresso e o desempenho sustentado, ou seja, para mostrar que as melhorias ou os níveis de desempenho de “classe mundial” estão se mantendo ao longo do tempo. Não especificar prazo mínimo para os dados de tendência, que podem variar de três a cinco anos, ou mais, para alguns resultados. As tendências podem abranger períodos mais curtos, onde os esforços para melhoria são mais recentes.
- Apresentar o intervalo de tempo entre os pontos de uma linha de tendência (anual, semestral ou mensal), da maneira como são, naturalmente, utilizados. A freqüência de medição deve ser adequada para apoiar as análises críticas e a tomada de ações corretivas e de melhoria.
- Apresentar os resultados de indicadores de desempenho que reflitam amplo grau de aplicação dos enfoques. A utilização de gráficos e tabelas permite a apresentação, de forma compacta, de uma grande quantidade de resultados.
- A ênfase nas principais estratégias e nos planos de ação deve ficar evidente no conjunto de respostas, em função da consistência entre os Itens e o Perfil do Laboratório. Por exemplo: as principais necessidades dos clientes, descritas no Perfil, devem ser evidentes em todos os Itens pertinentes, isto é, por exemplo: 4.2; 4.4; 4.5; 4.7; 4.8; 4.12; 4.13; 4.14; 4.15; 5.4; 5.5 e 5.9. É particularmente importante relatar resultados diretamente relacionados com os principais requisitos dos clientes e indicadores de desempenho da organização.
- Em proporção, a maior quantidade de páginas deve ser reservada para o elemento: Pessoal e Análise crítica pela Direção, pois eles têm maior peso na avaliação. Os Itens que descrevem fatores mais importantes para o laboratório devem receber, proporcionalmente, maior ênfase.
- As respostas devem ser verificadas para garantir que os Itens inter-relacionados não apresentem conflito de informações. Além disso, verificar se não há duplicação de informações.
- Uma unidade autônoma deve abordar todos os requisitos dos Itens, mesmo que alguns desses requisitos sejam atendidos por atividades corporativas, desempenhadas pela organização à qual a unidade pertence ou está vinculada. Tais atividades estão sujeitas a avaliação, inclusive verificação durante a visita às instalações.
- A utilização de siglas ou termos específicos da Candidata torna o texto menos pesado, mas dificulta o processo de avaliação, se não for incluída uma seção contendo um glossário.
- Introduzir o maior número de figuras (fluxogramas, gráficos, tabelas ou quadros), com legibilidade apropriada.
- Demonstrar, da melhor maneira possível, que a aplicação dos Critérios abrange todas as áreas, setores, unidades e processos.
- Identificar os Itens e os Tópicos com seus respectivos números e títulos (1.1.a – Sistema de Liderança).
- Fornecer todas as informações solicitadas no Perfil do Laboratório. - Efetuar revisão gramatical e de edição (diagramação e impressão).
- Verificar a qualidade das cópias e se todos os exemplares estão completos conforme especificado no Item 2 do Relatório de Gestão.

AS CÓPIAS DOS RELATÓRIOS DE GESTÃO SERÃO DESTRUÍDAS PELO COMITÊ ORGANIZADOR DO PRÊMIO AO FINAL DO PROCESSO, MANTENDO A CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES.