Paul Bessette e Mark Dillard

Produtos e serviços de alta qualidade a preços competitivos são a regra do mercado global atual, violentamente competitivo. A fim de manter-se no mercado e, ao mesmo tempo, fornecer qualidade e valor agregado, as companhias geralmente encontram-se buscando maneiras de reduzir custos e liberar recursos valiosos. Uma forma de fazê-lo é terceirizando as funções difíceis de serem gerenciadas, que estão fora dos processos-foco da empresa; os serviços de calibração freqüentemente se enquadram nesta categoria.
Geralmente o profissional da qualidade é o responsável pela seleção e pelo gerenciamento dos fornecedores de calibração – da maneira mais econômica possível. O custo total deste processo pode ser consideravelmente otimizado se, antes de consultar os fornecedores em perspectiva, você definir claramente os requisitos de sua organização por meio de critérios de avaliação do fornecedor.

Quais são os seus requisitos de calibração?
Antes de estabelecer os critérios de seleção do fornecedor de serviços de calibração, é importante definir os seus requisitos com clareza. Estas são algumas áreas que podem ser levadas em consideração:
• Normas e requisitos da qualidade para o ramo, prescritos pelo cliente ou por organismos reguladores. Os fornecedores da indústria automotiva, por exemplo, devem instituir um programa de calibração controlado pela QS 9000 ou ISO TS 16949, ao passo que os programas dos fornecedores farmacêuticos são guiados pelo regulamento de FDA nos EUA.
• Requisitos organizacionais. Por exemplo, você necessita de faturamento e relatório eletrônicos?
• Requisitos específicos do departamento. Uma linha de produção que funciona 24 horas por dia pode precisar de um tempo operacional de calibração menor do que um departamento de engenharia que utiliza seu equipamento com menos freqüência. Entender os requisitos de cada departamento e comunicá-los ao fornecedor de calibração resultará em menos problemas e custos mais baixos para gerenciar o programa.
Somente após determinar os seus requisitos de calibração é que você poderá desenvolver critérios eficientes para a seleção do fornecedor. Um dos fatores-chave para minimizar o custo total de um programa de calibração é realizar uma avaliação minuciosa dos seguintes aspectos do fornecedor:
• Sistema da Qualidade
• Competência técnica (tanto dos resultados da medição quanto de seus especialistas)
• Procedimentos de calibração automatizados
• Estabilidade financeira
• Métodos de entrega do serviço
• Acesso aos registros
• Tempo operacional
• Capacidade de atender às suas necessidades

Sistema da qualidade do fornecedor
Os requisitos da qualidade fornecem os melhores meios para determinar qual fornecedor de calibração atende às suas necessidades. Um laboratório totalmente documentado e tecnicamente capaz deve possuir um sistema da qualidade que inclua uma certificação da norma ISO, bem como da ISO IEC 17025. A escolha de um laboratório que não possui estas certificações expõe a sua companhia a riscos latentes e a custos mais altos no serviço.
A ISO 9001:2000 garante que um sistema da qualidade seja definido, documentado e acompanhado, mas não exige procedimentos de monitoramento da competência técnica de um laboratório, nem a avaliação da qualidade com que seus técnicos realizam os testes ou calibrações; para isso, é necessário que você procure uma certificação em ISO IEC 17025, a qual assegura que um laboratório irá desempenhar as calibrações conforme declarado em seu escopo de certificação.
Os auditores da ISO IEC 17025 podem oferecer avaliações profissionais e independentes quanto à competência técnica de um laboratório. É importante, dada a variação dos escopos de certificação, comparar os laboratórios ao avaliar diversos deles. Alguns oferecem pouca capabilidade e terão poucos itens de baixa precisão listados em seu escopo simplesmente para obter a certificação. Isto não garante a qualidade técnica do laboratório ao desempenhar calibrações que requerem índices de precisão mais altos do que os listados. Deve-se também prestar atenção a quem certificou o laboratório, pois muitos organismos certificadores em ISO 9000 concedem à ISO IEC 17025 aos laboratórios, sendo prudente verificar se a certificação é reconhecida em sua indústria e por seus clientes.

Competência técnica
Obviamente, a competência técnica de seu fornecedor de serviços em potencial é um fator crítico, porém geralmente difícil de ser avaliado. A "competência técnica" deve implicar resultados de medição tecnicamente válidos, como também técnicos em metrologia devidamente treinados. Caso você não seja um metrologista, a melhor forma de avaliar a aptidão técnica de um fornecedor é verificando seus respectivos escopos de certificação da ISO IEC 17025.
As qualificações e a experiência dos técnicos são cruciais para assegurar boas práticas de metrologia, calibrações válidas e segurança nos resultados de medição. Os técnicos devem possuir um vasto conhecimento e habilidades técnicas dentro da área específica de seu laboratório. Verificar se eles completaram um dos dois programas a seguir pode ajudar a avaliar a competência dos técnicos de calibração:
• Treinamento militar prévio, em equipamentos de precisão da medição ou programas técnicos TMDE. Os peritos, durante este programa, recebem instruções formais em sala de aula e obtém muita experiência "on-the-job" calibrando equipamentos de teste.
• Programa de Certificação de Peritos de Calibração da Sociedade Americana para a Qualidade. A certificação da ASQ cobre seis áreas essenciais do conhecimento: metrologia geral; sistemas de medição; sistemas de calibração; matemática e estatística aplicadas; normas e sistemas da qualidade; e incerteza.
Embora o treinamento militar formal ou a certificação da ASQ não garantam a calibração adequada da sua instrumentação, eles asseguram que o técnico possui conhecimento fundamental em calibração. Tão logo ocorram discrepâncias na medição, o técnico conhecerá o processo de calibração suficientemente bem para averiguar se tais disparidades estão associadas ao aparelho testado, ao setup ou às normas utilizadas no processo de calibração. Leituras incorretas podem fazer um instrumento detectar "fora da tolerância" quando, na verdade, está "dentro da tolerância", e vice-versa. Técnicos inexperientes, com pouco ou nenhum treinamento adequado, comumente omitem erros associados às suas próprias normas e setups. Estes erros podem causar problemas para o cliente, incluindo recall do produto ou tempo e trabalho perdidos revisando condições fora da tolerância as quais, na verdade, não existem.

Calibrações automatizadas
Os laboratórios de calibração geralmente usam um programa comercial de calibração ou desenvolvem seus próprios procedimentos de software automatizado. No primeiro caso, a responsabilidade por testes e validações confiáveis normalmente recai sobre o fabricante do software. Se o laboratório criar um programa automatizado de calibração, deverá validar o procedimento antes de implementá-lo. A validação do software é um processo crítico que garante a validade dos resultados. Sem este controle, os resultados dos dados fornecidos a um cliente podem estar distorcidos, incompletos ou até mesmo incorretos.
Ao validar um procedimento de software, deve-se definir e documentar:
• Requisitos do software
• Projeto, incluindo arquitetura, código de construção, código de fonte e quaisquer anotações
• Plano de teste para garantir que a entrada e a saída do software obtenham os resultados esperados (por exemplo, como se a calibração tivesse sido realizada manualmente)
• Documentação de instalação e teste
• Matriz de rastreabilidade, mostrando como os requisitos mapeiam o teste do projeto

Estabilidade financeira
A estabilidade financeira de um laboratório é importante, e ao procurar por um fornecedor de calibração compatível, considere as seguintes características da companhia:
• Viabilidade. O laboratório estará disponível para a próxima calibração?
• Confiabilidade. Ele acompanhará o ritmo dos avanços tecnológicos de sua organização?
• Flexibilidade. Como ele gerenciará as mudanças de escopo em um ambiente em constante mudança?
Estabilidade e recursos financeiros inadequados podem resultar em tempos excessivos de funcionamento, calibrações inadequadas ou em simples falta de suporte, todos os quais afetarão o prazo de entrega e a qualidade de seu produto.

Métodos e soluções de entrega
Os métodos para prover serviços de calibração incluem retirada e entrega a partir de locais fixos do laboratório de calibração, calibrações programadas no local, calibrações permanentes no local (ex: instalar peritos, processos e ferramentas em sua locação) e serviços de entrega e recolhimento a domicílio. Algumas companhias também utilizam laboratórios móveis independentes para fornecer calibrações programadas no local. Trabalhar com o seu provedor a fim de determinar qual método de entrega é o mais compatível com as suas necessidades resultará em custos mais baixos no gerenciamento do programa de sua companhia.

Acessibilidade dos registros
Os registros de calibração (ex: certificados, relatórios e dados de medição) são freqüentemente fornecidos com o instrumento, seja como cópia impressa ou mídia eletrônica. Muitos fornecedores também oferecem acesso on line, em tempo real, aos registros de calibração e faturamento por meio de seu website. O acesso online reduz o tempo que se gasta preenchendo papeladas, permite acesso mais fácil a documentos específicos, tais como certificados de calibração, e libera espaço material, anteriormente dedicado ao armazenamento de registros.
É importante avaliar os seguintes fatores, quanto aos registros:
• Proteção e segurança dos registros e informações de calibração
• Facilidade de acesso, capabilidade de backup e recuperação
• Volume do armazenamento dos registros
• Acessibilidade de registros sob determinação contratual
• Acesso aos registros em tempo real
Alguns fornecedores de calibração chegam até a enviar, via e-mail, notificações de "vencimento da calibração" ao usuário de equipamento adequado. Todas estas opções podem ajudar a maximizar a eficiência do seu programa de calibração e a reduzir custos internos.

Tempo de operação de calibração
O downtime pode ser um risco custoso para a calibração. Durante os últimos meses, muitos negócios não tiveram capital para investir em equipamentos de teste e, conseqüentemente, precisaram manter os que já possuíam em ótimo funcionamento. O padrão da indústria para o tempo de calibração de um instrumento é de cinco dias úteis, mas a maioria dos fornecedores de serviço, caso seja requisitado, poderão oferecer serviços mais rápidos para itens críticos. Tais serviços geralmente custam mais, portanto é melhor checar junto ao provedor para determinar o custo. Os tempos operacionais de calibração estão freqüentemente ligados à estabilidade financeira do provedor. Quanto maior a estabilidade, maior a capacidade para assegurar que o trabalho, os equipamentos e recursos estejam disponíveis quando forem necessários.

Encontrando o fornecedor adequado
Diferenciar os serviços variados oferecidos pelos laboratórios de calibração pode ajudar a diminuir as opções até chegar àquele que atenda melhor às suas necessidades. Dependendo do tamanho e das necessidades de sua organização, cada um deles tem algo de bom a oferecer.
Muitas vezes, as companhias focam somente no preço que um fornecedor cobra pelos serviços de calibração, deixando de lado o custo total, o qual inclui os elementos de avaliação mencionados anteriormente. Um fornecedor de serviços de calibração selecionado arbitrariamente pode afetar sua organização de maneira desastrosa, ao passo que uma escolha informada beneficiará a qualidade, as relações com o cliente e o tão importante resultado final.

Fonte: Revista Quality Digest, agosto de 2003, pp.63-66.

Traduzido por Mariana Zambon Ferreira, da Setec – Consultoria de Interface
© Tradução autorizada

Paul Bessette é gerente da qualidade e metrologista da Sypris Test &Measurement. Desempenhou outras funções em metrologia e gerenciamento no PMEL da Força Aérea Norte-americana e para Unified Industries em Springfield, Virginia; Martin Marietta em Orlando, Flórida; Guildline Instruments; e Detroit Edison; e Mark Dillard possui mais de 20 anos de experiência no fornecimento de soluções de serviços de metrologia personalizados. É diretor de vendas e marketing da Sypris Test & Measurement.